L’organisation d’un évènement en entreprise requiert une planification au préalable. Ainsi, il s’agit de tout un travail qui ne peut se faire à la légère. Cette tâche comporte diverses étapes qui vont permettre d’assurer l’efficacité et la qualité de l’évènement dont il est question. Dans certaines circonstances, il sera peut-être nécessaire de collaborer avec une agence spécialisée en évènementiel.
La fixation des objectifs
Il n’est envisageable de créer un évènement d’entreprise sans que cette dernière ne présente un besoin spécifique nécessitant cette organisation. Le but n’est pas d’organiser cet évènement pour faire un beau geste. Cette organisation est mise en place pour accomplir un objectif bien précis.
Il faut d’emblée se poser une première question qui est celle de comprendre pourquoi cet évènement est nécessaire. Est-ce une manière de récompenser les collaborateurs ou serait-ce l’occasion idéale pour faire connaitre les nouveaux produits à des prospects ? Dans ce cas, il convient de déterminer le public. Cela va permettre de réfléchir sur la nature de l’évènement qui sera mis en place. Pour une première fois, il est conseillé de se faire accompagner par une agence d’événementiel.
Déterminer la nature de l’évènement et fixer la date
Au moment de la planification d’un évènement, il est de rigueur de déterminer sa nature. Effectivement, il est question de la proposition d’un évènement intéressant un public visé de manière directe. Une fois que le public en question et l’objectif sont définis, il convient de se poser des questions sur la nature de l’évènement. Dans cette optique, il peut s’agir d’un repas d’affaires, un séminaire, d’une conférence, d’un voyage...
Un panel de solutions peut être proposé, mais l’alternative dépend des besoins du planificateur. De prime abord, il faudra repenser aux intervenants. Au sein de l’entreprise comme à l’extérieur, qui viendra pour l’évènement ? Par ailleurs, quels seront les sujets qui égayeront la journée ? À ce propos, il convient de trouver un sujet qui soit pertinent et qui convie à a participation. Le sujet ne doit surtout pas être similaire à ceux des concurrents. Une agence d'événementiel peut s’occuper de la veille concurrentielle dans ce cas.
Une fois que le genre d’évènement souhaité est en place, il faut se pencher sur la partie logistique. Ainsi, il est possible de se faire aider par une agence d'événementiel. Certes, cela sera certainement coûteux, mais il s’agit d’un mal pour un bien. Par contre, il est aussi possible de préférer une organisation en interne. Dans ce cas, il faudra dédier toute une équipe à l’évènement.
Trancher sur le lieu et la date de l’évènement
Après avoir fixé les intervenants ainsi que la nature de l’évènement, la prochaine étape de l’organisation d’un évènement d’entreprise est la concrétisation de celui-ci. Ici, il convient de choisir un lieu et une date pour célébrer cet évènement. Il ne faudra pas omettre d’envoyer les invitations pour s’assurer de la disponibilité de chaque convive. Pour louer un lieu, il est recommandé de réserver au moins un trimestre à l’avance. Sinon, le planificateur doit aussi mesurer la faisabilité de son évènement professionnel dans le temps. De manière générale, il est mieux d’éviter de programmer le tout pendant un weekend ou durant les congés annuels. Il est certes mieux de choisir les jours ouvrables en semaine.
Il ne faut pas oublier de choisir le lieu au sein duquel se déroulera l’évènement. Il est préconisé de choisir un lieu de qualité optimale sur internet. L’endroit doit être plaisant en plus de proposer diverses activités (karaoké, photobooth, jeux de société… etc) pour divertir les collègues. Pour un évènement visant à faire connaitre un produit, il est préférable d’opter pour un endroit qui soit proche de la cible. En outre, il faut que le lieu soit assez vaste pour accueillir le monde attendu.
D’autres astuces à prendre en compte
Il est capital de définir un budget clair pour l’organisation de l’évènement. Les moyens ne doivent pas être trop limités. En effet, il faut créer un évènement à la hauteur des attentes du public. Toutefois, cela revient aussi à éviter la folie des grandeurs pour ne pas dépasser le budget prévu. Ici encore, l’aide d’une agence d’évènementiel peut-être sollicitée.
Il est aussi nécessaire d’être prévoyant et de penser aux éventuelles imprévues dont un ordinateur HS ou encore un intervenant qui ne se présente pas à la dernière minute. Dans cette optique, il faudra penser à un plan B. Ainsi, il convient d’avoir un intervenant de rechange sous la main en cas de désistement. De même, il est vivement recommandé de prévoir du matériel en sus pour rebondir rapidement en cas de bévue.
La communication reste un point capital à ne surtout pas négliger. Certes, l’organisation est primordiale, mais le fait de communiquer sur son planning l’est d’autant plus. Aussi, il faut soigner les invitations. De même, il est parfois nécessaire de placarder des affiches pour communiquer l’évènement aux autres. Afin de parler de cette occasion autour, il est recommandé de faire usage du multisupport (réseaux sociaux, courrier, mail…). Ici encore, l’intervention d’une agence événementielle sera d’une grande aide.
